Fleet management in the humanitarian sector
La gestion de la flotte dans le secteur des opérations humanitaires
Résumé
Fleet management is a major concern for international humanitarian organizations because of (1) the magnitude of transportation related costs in humanitarian operations, second only to personnel cost and, (2) the pivotal role that transportation plays in the order fulfillment process. Humanitarian organizations face unusual operating constraints, which include working in areas with poor infrastructure, extreme environmental conditions as well as budget limitations. Most of the existing models derived from commercial supply chains are inapplicable in such a context. Therefore, a new set of tools and theories is required. This dissertation contributes to the development of such a new set of tools. It is composed of two parts that address two related questions in humanitarian fleet management: (1) how to determine the optimal fleet size and the optimal procurement strategy at an aggregate level and, (2) how to optimally manage an existing fleet the field level. Lack of data is the main challenge that prevents humanitarian organizations from adopting data-intensive models developed for commercial supply chains. Accordingly, the first part of this thesis studies how to determine optimal fleet capacity over time and how to minimize procurement costs for different demand profiles in the absence of detailed data. Contrary to conventional wisdom in humanitarian organizations, its findings show that a mixed policy of level and chase procurement strategies minimizes procurement costs and that a level strategy is the optimal approach to procurement in most humanitarian missions. The second part of the dissertation concentrates on fleet management policies at the field level. To optimize fleet performance and maximize demand coverage, humanitarian organizations implement policies to enhance the utilization of vehicles and minimize their physical depreciation. Through the analysis of a large humanitarian organization’s fleet in four representative countries (Sudan, Ethiopia, Afghanistan and Georgia) the results of this dissertation suggest that: (1) it is not necessary to assign different vehicles to specific mission types (2) all vehicles should be used following the same usage policy regardless of their mission type and, (3) the vehicle replacement policy implemented by most humanitarian organizations is not effective and needs to be reconsidered. Results also demonstrate that, on average, a utilization-depreciation trade-off does not exist and that a wellconceived fleet management policy can allow for both higher vehicle utilization and lower depreciation.
La gestion de flottes est un défi important pour ces organisations pour deux raisons principales (1) dans les opérationshumanitaires les coûts liés au transport sont très élevés (les plus importants après les frais du personnel) et, (2) le rôlecentral joué par le transport pour répondre à la demande et réduire les délais de livraison. Les organisations humanitairesfont face à des conditions très particulières, par exemple ils opèrent dans des zones avec des infrastructures insuffisantesavec des conditions environnementales extrêmes et ont des contraintes budgétaires très strictes. Dans un pareil contexte, les modèles d’optimisation développés pour des supply chains de type commercial ne sont pas toujours applicables. Par conséquent, une nouvelle série d'outils et des nouvelles théories sont envisageables et même nécessaires. Cette thèse contribue au développement de ces outils. Elle est composée de deux parties qui abordent deux questions clés pour la gestion d’une flotte humanitaire: (1) quelle est la taille optimale de la flotte au fil du temps et quelle est la meilleure stratégie d’achat, (2) quelle sont les meilleures politiques de gestion une fois la flotte sur le terrain. Le manque de données est un vrai souci pour les organisations humanitaires et il empêche l’utilisation de modèles développés pour le secteur commercial qui requièrent un volume de données très important. Par conséquent, la première partie de cette thèse de l’étude propose une méthode pour déterminer la capacité optimale d’une flotte, de manière à réduire les coûts d'approvisionnement tout en répondant aux besoins de la demande, sans faire recours à des données détaillées. Contrairement aux idées reçues dans les organisations humanitaires, les résultats suggèrent qu'un mix de stratégies d'approvisionnement qui suivent la demande et de stratégies qui gardent un niveau de stock constant minimise les coûts. Le modèle suggère aussi que la stratégie d'approvisionnement qui suit la demande est optimale dans la plupart de missions humanitaires. La deuxième partie de l’étude analyse les politiques de gestion de flotte sur le terrain. Pour optimiser les performances de leurs flottes et satisfaire au mieux la demande, les organisations humanitaires mettent en oeuvre des politiques visant à accroître l'utilisation des véhicules tout en préservant leur valeur résiduelle. L’étude analyse la flotte d’une importante organisation humanitaire dans quatre pays (Soudan, Ethiopie, Afghanistan et Géorgie). Les résultats de l’étude montrent que (1) une allocation de véhicules par type de mission n’est pas nécessaire, (2) tous les véhicules doivent être utilisés conformément à la même politique d'utilisation quelle que soit leur mission et, (3) la politique de remplacement des véhicules mise en oeuvre par la plupart des organisations humanitaires n'est pas efficace et doit être revue. L’étude démontre aussi que la maximisation du taux d'utilisation et la maximisation de la valeur résiduelle ne sont pas forcément des objectifs opposés : une politique bien conçue permet de les atteindre simultanément.
Origine : Version validée par le jury (STAR)